Upravljanje s časom

Življenje v časovni stiski in stres

Pomanjkanje časa danes mnogim predstavlja enega največjih stresorjev, ki pomembno obremenijo kvaliteto našega življenja. Pa se kdaj vprašaš, kdo je kriv za pomanjkanje časa?

Upravljanje časa je upravljanje s samim seboj

Upravljanje časa je upravljanje samega sebe. Z učinkovitim upravljanjem časa postanemo bolj disciplinirani, produktivni, izognemo se časovnim oviram, zmanjšamo stres in predvsem prihranimo prosti čas.

Časa tudi ne moremo shraniti, lahko ga le konstruktivno porabimo ali pa ga po nepotrebnem tratimo. Uspešni ljudje si zavestno prizadevajo za nadzor nad časovnimi viri. Z uspešno uporabo različnih tehnik lahko prihranimo med 10 in 20 odstotki časa, to pa dnevno znese med 2,5 in 5 ur. Kaj porečeš torej na to, da bi dan imel pet ur več? Z malo samodiscipline lahko kmalu prihraniš pet ur vsakega dneva. Si že pomislil, kako bi koristno porabil teh dodatnih pet ur dneva? Še ne? Si od nekdaj želiš nek atraktiven hobi, pa ni bilo časa zanj? Si si morda želel začeti učiti se klavir ali petje, pa nisi našel trenutka prostega časa niti za spanec? Če uspeš spremeniti svoje navade, se ti lahko odprejo čisto nova obzorja.

Pomanjkanje časa ne obstaja, obstaja samo slaba izbira porabe časa. Upravljanje s časom je torej navada, ki jo je prav zato težko spreminjati. A če želimo aktivno pristopiti k spremembam, je treba nekje začeti. Čeprav tega ne priznamo radi, največji problemi z upravljanjem časa nastajajo zaradi naše neorganiziranosti in ne zaradi zahtev drugih okrog nas.

Kradljivci časa

Kdaj pomisliš na to, kateri so naši največji kradljivci časa, kje izgubljamo največ časa dnevno? Kaj je tisto, zaradi česar nam zmanjkuje časa, ki bi ga želeli koristno porabiti? Navajam naslednje, pa si kar obkljukaj, kam vse po nepotrebnem vsak dan investiraš čas. Predlagam, da zraven vsake trditev oceniš čas, ki ga porabiš za to aktivnost:

Aktivnost – kradljivci časa

Čas v minutah dnevno

Predolgi sestanki

 

Telefonski klici

 

Nepotrebno delo na spletu ali računalniku

 

Naključni obiskovalci

 

Opravljanje dela zaradi neučinkovitega delegiranja

 

Pomanjkanje samodiscipline

 

Odlašanje nekaterih aktivnosti in izgovarjanje

 

Urejanje papirjev

 

Dokončevanje nedokončane naloge

 

Delo zaradi slabo opredeljene odgovornosti

 

Prepiri in slaba komunikacija z drugimi

 

Neustrezen nadzor in spremljanje drugih

 

Iskanje podatkov ali česa drugega

 

Nepredvidene aktivnosti

 

Nepotrebna vožnja ali opravila zaradi slabega logističnega načrta

 

Dolgovezenje ljudi

 

Skupaj neučinkovito porabljenega časa:

                    minut

Koliko takih aktivnosti te doleti vsak dan? Koliko časa porabiš zanje? Se še vedno sprašuješ, zakaj ti primanjkuje časa, ali se ti rišejo smernice, kako poiskati ustrezne rešitve?

Si pripravljen reči časovni stiski in stresu ne?

Ko je končno dozorel čas, da želimo stresu zaradi časovne stiske reči NE, upoštevamo naslednje smernice:

  1. Postavimo si dolgoročne in kratkoročne cilje, kaj želimo od življenja.
  2. Analizirajmo naš dan.
  3. Sestavimo "to-do listo" aktivnosti, ki jih moramo in želimo narediti.
  4. Sprejmimo odločitev, da se želimo naučiti upravljati s časom.
  5. Pripravimo načrt dela in aktivnosti za vsak dan.
  6. Recimo NE vsemu, česar ne potrebujemo in kar ni v okviru naših ciljev, ki smo si jih postavili.
  7. Ne odlašajmo. Naredimo vse, kar smo si zastavili, skladno z našim načrtom, ne kasneje.

Začetek poti do sprememb pomeni analiza, kako porabimo čas. Sledi naslednjim korakom in se "samoanaliziraj". To je prvi korak.

Vzemi si nekaj minut in razmisli, koliko časa porabiš za različne aktivnosti in opravila. Bodi iskren!

  • Najbolj učinkovito je, če vsak dan zvečer en teden (ali vsaj tri dni) pišeš dnevnik, kaj si počel Dnevnik beležiš na tipične dni, ne ekstremne.
  • Ko imaš dnevnik aktivnosti, jih združiš v večje skupine (elektronska pošta, druženje, rekreacija, spanje, učenje, telefonski pogovori, gledanje TV, FB idr.), tako lažje vidiš, kaj je nujno in kaj ne.
  • Dnevnik nas prisili, da se seznanimo z realnostjo in ukrepamo.
  • Disciplina, ki je potrebna za zapisovanje, vodi v odpravljanje napak.

Ampak, v tednu je le 168 UR.

Pomembno je, da se vprašaš:

Za katere aktivnosti porabiš največ časa?

Za katere aktivnosti porabiš manj časa?

Za katere aktivnosti bi želel nameniti več časa?

Si zadovoljen z načinom, kako porabiš svoj čas?

Kakšne spremembe bi želel narediti?

Ti je ostal čas, za katerega ne veš točno, kam gre?

Po grobih ocenah povprečen človek izgubi nekaj več kot šest ur na dan oz. 44 ur tedensko. To je cel delovni teden zaposlenega v Slovenji, celo nekaj več. Še vedno ne razumeš, da si za stres kriv sam? In da bi s pravilno učinkovito porabo časa lahko bil milijonar, srečen ali vsaj zunaj večine stresnih situacij?

86.400 EUR na lotu

Za zaključek pa še razmišljanje. Kako boš porabil denar – 86.400 EUR, ki si jih dobil na lotu:

  • Natančno napiši, za kaj boš porabil denar.
  • Denarja ne moreš naložiti v banko, delnice.
  • Denar lahko porabiš samo za konkretne stvari danes.
  • Če ti ga kaj ostane, ga ne moreš privarčevati, saj neporabljen denar izgine.

Si zadovoljen z naložbo? Ne pozabi, 86.400 EUR je 86.400 sekund, ki ti jih podari dan. Glej, da jih boš pravilno porabil. Nikoli se ne bodo vrnile!



Preberi tudi zapis Aromaterapija: Katero olje izbrati za sprostitev?.